Pengertian Analisis
Jabatan Manfaat dan Tujuan
Analisis jabatan adalah suatu kegiatan pengumpulan,
penilaian dan penyusunan berbagai informasi secara sistematis yang berkaitan
dengan jabatan.
Analisis jabatan adalah proses kajian sistematis tentang
kegiatan yang dilakukan dalam suatu pekerjaan yang mencakup tanggung jawab,
accountabilities sehingga dapat menentukan pengetahuan, ketrampilan, kemampuan
dan ciri-ciri kepribadian yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dengan baik
(Munandar, 2001). Beberapa pendapat dari para tokoh menjelaskan mengenai
definisi dari analisis jabatan.
Definisi lain menjelaskan bahwa analisisjabatan adalah
dokumen yang memberikan informasi berkenaan dengan tugas-tugas,
kewajiban-kewajiban, dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan (Mondy, 2008).
Berdasarkan beberapa definisi mengenai analisis jabatan,
dapat disimpulkan bahwa analisis jabatan adalah proses pengumpulan informasi
tentang semua hal yang berhubungan dengan pelaksanaan pekerjaan, baik itu
meliputi tanggung jawabnya, sampai pada keterampilan, kemampuan, pengetahuan
serta ciri-ciri kepribadian yang diperlukan untuk suatu jabatan tertentu.
B. DATA DALAM ANALISIS JABATAN
ada beberapa istilah yang perlu dipahami terlebih dahulu Tugas
(task) adalah sekelompok kegiatan yang berurutan yang membentuk komponen utama
dalam suatu kedudukan (posisi) atau pekerjaan (job). Tugas dapat dibedakan atas
tugas pokok dan tugas tambahan. Istilah lain yang perlu dipahami yaitu
kedudukan (Position), adalah satu kelompok tugas, wewenang dan tanggung jawab
yang dimiliki seorang pegawai. Jumlah kedudukan sama dengan jumlah pegawai
dalam satu perusahaan. Kemudian, pekerjaan (Job) adalah sekelompok kedudukan
dengan tugas dan tanggung jawab yang sama atau hampir sama.
caranya melakukan analisis jabatan? Seperti yang sudah kita
bahas mengenai definisi dari analisis jabatan, kegiatan ini dilakukan untuk
mendapatkan berbagai informasi mengenai semua hal yang berhubungan dengan
pelaksanaan pekerjaan.
Data yang dikumpulkan dari analisis jabatan adalah tentang:
a. Aktivitas pada pekerjaan (baik yang berorientasi pada
“job” maupun “employee”, misalnya menyusun laporan keuangan rata-rata selama 5
jam duduk bekerja dengan komputer.
b. Bahan-bahan yang diolah, misalnya laporan keuangan dari
cabang, koran, surat-surat, dan lain-lain.
c. Peralatan atau mesin yang digunakan, misalnya komputer,
fax, internet, mesin pintal, mobil, dan lain-lain.
d. Kondisi Kerja (baik kondisi kerja sosial maupun fisik),
misalnya ruang 12 meter persegi bekerja dengan 3 orang, suhu udara 23 derajat
C, dan lain-lain.
Job description adalah pernyataan faktual dan terorganisasi
perihal kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan tertentu. Menurut Robbins, job
description merupakan deskripsi tertulis tetang apa yang dilakukan oleh seorang
pemegang jabatan, bagaimana cara melakukannya serta mengapa jabatan itu perlu
ada.
C. MANFAAT ANALISIS JABATAN
analisis jabatan memiliki beberapa manfaat, antara lain:
1. Penulisan Uraian Jabatan
Hasil dari analisis jabatan berupa catatan mengenai tugas,
tanggung jawab dan persyaratan yang diperlukan untuk memegang jabatan sehingga
diperlukan untuk berbagai aktivitas pengelolaan karyawan.
2. Rekrutmen & Seleksi
Adanya persyaratan jabatan akan memudahkan perusahaan
memilih karyarwan yang sesuai kebutuhan (tepat sasaran)
3. Pelatihan & Pengembangan
Adanya persyaratan yang jelas memudahkan penyusunan program
pelatihan dan pengembangan (baik untuk jabatan sekarang atau promosi di masa
yang akan datang)
4. Perencanaan Tenaga Kerja
Memudahkan menyusun kebutuhan tenaga kerja
5. Penilaian Kinerja
Berdasarkan tugas-tugas yang harus dilakukan dapat mengukur
aspek-aspek dari karakteristik pekerja , tanggung jawab dan pelaksanaan tugas
secara lebih objektif
6. Disain & ReDisain Organisasi
Bila terjadi tumpang tindih pekerjaan/tugas, maka
memungkinkan dapat ditata kembali sehingga kegiatan organisasi berjalan lebih
efisien
7. Evaluasi Pekerjaan
Uraian jabatan yang dihasilkan dari analisis jabatan
memberikan banyak informasi (tugas, tanggung jawab, persyaratan, dan lain-lain)
yang berguna untuk evaluasi jabatan.
D.TENIK DALAM PENGUMPULAN INFORMASI
a. The Job – Oriented Approach
Teknik pengumpulan informasi yang difokuskan pada
karakteristik tugas-tugas yang dilakukan oleh pemegang jabatan/pekerjaan
tersebut.
Tugas-tugas harus dibreakdown berdasarkan hirarki tugas dari
yang paling tinggi hingga bagian yang lebih kecil)
B. The Person – Oriented Approach
Teknik pengumpulan informasi yang difokuskan pada personal
karakteristik atau atribut yang dibutuhkan untuk memegang jabatan tersebut agar
“well perform”.
Karakteritik itu meliputi KSAO (Knowledge, Skill, Ability
dan Other Personal).
1. Knowledge
Knowledge (pengetahuan) merupakan kemampuan seseorang untuk
mengenali suatu keadaan berdasarkan persepsi pikirannya (Lefrandi, 2012).
Knowledge seseorang ditentukan oleh apa yang dipelajari dari bahan bacaan,
lingkungan pergaulan, pekerjaan dan lain sebagainya. Pada jabatan polisi, untuk
knowledge yang harus dimiliki adalah pengetahuan mengenai prosedur penangkapan.
Pengetahuan tersebut dibutuhkan dalam tugasnya (task) menangkap tersangka.
2. Skill
Skill (keahlian) merupakan kemampuan seseorang untuk
melakukan sesuatu yang sifatnya spesifik, fokus namun dinamis yang membutuhkan
waktu tertentu untuk mempelajarinya dan dapat dibuktikan (Lefrandi, 2012).
Keahlian yang lebih bersifat “hard”.Pada jabatan polisi, untuk skill yang harus
dimiliki yaitu ketrampilan menggunakan senjata api. Skill tersebut dibutuhkan
dalam tugasnya (task) melakukan praktik menembak di lapangan tembak atau
menembak penjahat yang melarikan diri.
3. Ability
Ability lebih mengarah pada kemampuan yang bersifat “soft”.
Pada jabatan polisi, ability yang harus dimiliki yaitu kemampuan berkomunikasi.
Kemampuan itu dibutuhkan dalam tugasnya (task) menengahi perselisihan antara
dua orang untuk mencegah tindak kekerasan.
4. Others
Others lebih berkaitan dengan kepribadian.
Pada jabatan polisi, others yang harus dimiliki yaitu
memiliki keberanian, yang dapat membantu tugasnya (task) ketika seorang polisi
harus memasuki Lorong yang gelap atau hutan untuk menangkap tersangka.
Sumber-Sumber Informasi Analisis Jabatan
pelaksanaan analisis jabatan dapat bersumber pada berbagai
pihak. Pihak-pihak tersebut antara lain:
1. Job Analysts
Job Analyst merupakan pihak eksternal ataupun internal yang
diminta oleh sebuah organisasi atau perusahaan untuk melakukan analisis jabatan
di tempat tersebut. Job Analyst tentunya memiliki keahlian dalam melakukan
analisis jabatan.
2. Job Incumbent
Job Incumbent merupakan pihak internal atau karyawan itu
sendiri yang mengerjakan tugas atau pekerjaan yang akan dilakukan analisis.
Misalnya, suatu perusahaan akan melakukan analisis jabatan office boy, dan pada
pelaksanaan analisis jabatannya akan mendapatkan informasi-informasi dari si A
yang memang menjabat sebagai officeboy di tempat tersebut.
3. Supervisor
Supervisor merupakan pihak internal yang akan memberikan
informasi-informasi mengenai tugas-tugas dari suatu jabatan. Misalnya, suatu
perusahaan akan melakukan analisis jabatan programmer, dan pada pelaksanaan
analisis jabatannya akan mendapatkan informasi-informasi dari si X yang
menjabat sebagai supervisor programmer dimana ia mengetahui secara cukup detil
tugas-tugas programmer karena ia ikut andil dalam keberhasilan dan kontrol
tugas-tugas bawahannya.
4. Trained Observers
Sama seperti Job Analyst, Trained observers merupakan pihak
eksternal ataupun internal yang diminta oleh sebuah organisasi atau perusahaan
untuk mengobservasi segala hal yang terkait tugas-tugas dari suatu jabatan di
tempat tersebut.
Job Analist dan Observer yang terlatih membutuhkan waktu
untuk mengobservasi karyawan yang sedang melakukan tugasnya dan menerjemahkan
pengalaman yang diperoleh selama observasi ke dalam sebuah analisis jabatan.
Sedangkan Incumbents dan Supervisors, dianggap sebagai orang yang ahli dalam
bidangnya, yang mengetahui secara detil tentang content (isi) dan
syarat/kriteria untuk melakukan pekerjaannya atau pekerjaan yang disupervisi.
C. METODE PENGUMPULAN INFORMASI
Keempat sumber informasi di atas, dapat memberikan informasi
mengenai suatu pekerjaan dengan melalui interview (baik wawancara individual,
wawancara kelompok dan wawancara penyelia dengan beberapa pertanyaan khas,
misalnya apa saja yang dilakukan oleh jabatan, apa yang merupakan tugas utama
dari posisi anda?
cara memberikan informasi berikut ini:
1.Perform Job
Job Analyst terjun langsung ke sebagian atau seluruh tugas
atau pekerjaan, seperti karyawan atau dalam situasi simulasi. Cara ini memiliki
keuntungan dan keterbatasan. Keuntungan dari cara ini adalah memberikan konteks
mengenai pekerjaan yang dilakukan dan dapat memberikan informasi yang detil
mengenai pekerjaan tersebut
keterbatasan ya dari cara ini adalah sulit melihat perbedaan
di antara tugas dengan job title yang sama, membutuhkan biaya yang cukup mahal
dan menghabiskan waktu, membutuhkan training yang lama untuk Analyst karena
Analyst akan terjun langsung melakukan suatu pekerjaan apalagi pada jenis
pekerjaan yang memang membutuhkan skill tertentu.
2. Observer
Job Analyst ataupun observer yang terlatih menyiapkan form
yang berisikan aktivitas-aktivitas dan seberapa sering aktivitas tersebut
dilakukan oleh karyawan tersebut. Job Analyst mengumpulkan informasi dengan
mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk
menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya.
keuntungan dari cara ini yaitu dapat memberikan gambaran
yang relatif objektif mengenai suatu pekerjaan, dan memberikan konteks
bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan.
keterbatasannya, antara lain cara ini dapat menghabiskan
waktu, serta karyawan kemungkinan berubah tingkah lakunya karena mengetahui
sedang diobservasi.
3. Interview
Job Analyst ataupun interviewer terlatih mengumpulkan
informasi dari incumbent atau supervisor.Incumbent atau supervisor diseleksi
dan diwawancara secara langsung di tempat pekerjaan mereka atau mereka yang
terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis Cara ini juga memiliki
keuntungan dan keterbatasan dalam pelaksanaannya.
Keuntungannya yaitu dapat memberikan multiple perspektif
mengenai suatu pekerjaan dan dapat memperlihatkan perbedaan di antara
incumbents dengan job yang sama. Sedangkan keterbatasannya yaitu dapat
menghabiskan waktu dibandingkan kuesioner serta sulit memperlihatkan konteks
mengenai pekerjaan yang dilakukan.
4.Questionnaire
Kuesioner merupakan metode yang paling efisien untuk
mengumpulkan informasi. Kuesioner yang dibuat memuat ratusan pertanyaan tentang
tugas atau pekerjaan dan dapat diadministrasikan dengan mudah. Atau dapat juga
dengan yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai jabatannya
dangan kata-kata sendiri. Kuesioner dapat diberikan kepada setiap karyawan yang
memiliki job title yang sama.
5. Multiple Methods
Multiple methods merupakan metode gabungan yang digunakan
untuk mencari informasi dalam pelaksanaan analisis jabatan. Gabungan metode
yang digunakan dapat terdiri dari 2 jenis metode atau lebih.
mendapatkan hasil analisis yang valid, biasanya dengan
menggunakan berbagai metode dan berbagai sumber Misalnya saja dengan
menggabungkan informasi dari karyawan, incumbent dan supervior sehingga
data-data yang didapatkan lebih akurat.
G. TUJUAN ANALISIS ABATAN
tujuan analisis jabatan yaitu untuk menciptakan Sumber
Daya Manusia (SDM) berkualitas dalam menghadapi perkembangan ekonomi, untuk
menciptakan kenyamanan saat bekerja dan supaya terkendali dalam pekerjaan pada
suatu perusahaan atau organisasi.
Hasil dari Analisa jabatan juga diperuntukkan untuk
menunjang kegiatan Human Resource lainnya, yaitu:
1. Career development
Job Analysis memberikan gambaran KSAO requirement untuk
masing-masing level. KSAO requirement memberi ide bagi pengembangan karyawan
dan penentuan program training yang memfokuskan pada peningkatan skill
karyawan.
Keuntungan yang dapat diperoleh karyawan Adanya Job
analysis yaitu ketika karyawan sudah
memenuhi memenuhi requirement maka dapat terpilih untuk dipromosikan di masa
yang akan datang. Sedangkan keuntungan yang dapat diperoleh organisasi yaitu
organisasi lebi siap karena dapat memilih calon yang sudah ada untuk posisi di
level atas.
2. Legal Issues
Adanya Job Analysis dapat menghindari diskriminasi yang
terkait dengan gender, agama, ras, usia, dan lain-lain. Adanya Job Analysis
lebih adil dalam memutuskan atau memilih karyawan yang didasarkan pada job
performance/ job potential, bukan didasarkan pada hal-hal yang tidak relevan.
3. Performance Appraisal
Design sistem performance appraisal (penilaian kinerja) yang
baik harus didasarkan pada Job Analysis. Job Oriented Analysis memberikan
gambaran komponen-komponen utama dari Job yang dapat digunakan sebagai dimensi
Performace Evaluation. Hal ini dikarenakan pada Performance Evaluation berisi
spesifik tingkah laku yang dapat digunakan sebagai instrument /alat ukur yang
diturunkan dari Job Analysis
4.Recruitment & Selection
Langkah pertama menghire karyawan adalah menentukan human
attribute atau KSAO (Person Oriented Job Analysis). Berdasarkan KSAO, kemudian
prosedur dipilih untuk menentukan pelamar yang sesuai (misalnya melalui
interview & pemeriksaan psikologi). Kemudian, berdasarkan KSAO maka
diharapkan pelamar yang telah diterima dapat dikembangkan melalui pengalaman
dan training pada job yang dilakukan.
5. Training
Agar program training terorganisasi secara efektif,
sebaiknya didasarkan pada analysis KSAO requirement untuk jabatan tersebut.
KSAO requirement dibandingkan dengan KSAO pelamar /karyawan. Bila ada perbedaan
di bagian KSAO pelamar/ karyawan, maka training diarahkan untuk mengembangkan
karakteristik KSAO yang dipersyaratkan untuk jabatan tersebut.
6. Setting Salaries
Dengan dilakukannya analisis jabatan, maka dapat membantu
dalam membuat standar gaji dari setiap jabatan yang akan dianalisis. Dapat
dilakukan dengan membuat “salary level” yang disesuaikan dengan level suatu
jabatan.
7. Efficiency/Safety
Dengan dilakukannya analisis jabatan, maka dapat membantu
dalam mendesain jabatan-jabatan agar dapat lebih efisien dan tepat karena
adanya kejelasan mengenai tugas-tugas yang dikerjakan dan
8. Job Classification
Analisis jabatan juga diperuntukkan untuk mengelompokkan
jabatan-jabatan yang sejenis ke dalam satu kelompok. Misalnya saja dilakukan
beberapa analisis jabatan, setelah dianalisis dari 3 jabatan (office boy,
kurir, gardener) maka jabatan-jabatan tersebut dapat diklasifikasikan menjadi
satu kelompok yaitu pekerjaan yang bersifat pelaksana, karena ketiga jabatan
tersebut memiliki kemiripan dalam hal permasalahan yang dihadapi, keterampilan
yang dimiliki, dan lain-lain.
9. Job Description
Pada pelaksanaan analisis jabatan, akan diketahui apa saja
tugas-tugas yang dilakukan oleh si pemangku jabatan, baik itu tugas utama
maupun tugas tambahan sehingga dapat diuraikan secara jelas mengenai deskripsi
tugas dari suatu jabatan.
10. Job Design
Dengan dilakukannya analisis jabatan, ditujukan untuk
membuat desain tugas atas suatu jabatan.
11. Planning
Dari pelaksanaan analisis jabatan, dapat memprediksi atau
meramalkan bermaksud untuk memperkiraan permintaan SDM yang diperlukan di masa
yang akan datang, menyangkut peramalan SDM, peramalan (forcasting) kebutuhan karyawan
di masa yang akan datang dengan KSAO yang lebih spesifik.
H. URAIAN JABATAN, ANTARA LAIN:
1. Identifikasi Jabatan
Pada bagian ini, berisi mengenai:
a. Nama Jabatan
b. Dept/ Bagian
c. Lokasi Kerja
d. Status Jabatan
e. Nama Jabatan Atasan/bawahan Langsung
2. Ringkasan Pekerjaan
Pada bagian ini berisikan mengenai rangkuman dan tanggung
jawab utama yang membedakan dari suatu jabatan dengan jabatan yang lain.
3. Tugas & Tanggung Jawab
Pada bagian ini berisikan mengenai uraian jabatan yang
disajikan dalam bentuk pernyataan-pernyataan.
4. Wewenang
Pada bagian ini berisikan mengenai penjelasan
batasan-batasan untuk menentukan suatu keputusan yang berkaitan dengan
pelaksanaan pekerjaan
5. Spesifikasi Jabatan
Pada bagian ini berisikan mengenai kemampuan yang harus
dimiliki oleh pemegang jabatan untuk mampu melaksanakan tugas dan tanggung
jawab sesuai dengan yang diharapkan atau job competencies (KSAO).
Pada hasil analisis jabatan, didapati dua elemen penting,
yaitu job description dan job specification.
I. KEBERHASILAN ANALISIS JABATAN
Untuk pelaksanaan analisis jabatan, keberhasilan pelaksanaan
tersebut didukung oleh komitmen manajemen puncak, keterlibatan serikat pekerja,
keterlibatan karyawan, komunikasi yang efektif, penugasan personalia untuk
pelaksanaan, penggunaan pakar, pengumpulan data, penggunaan alat dan teknik
yang tepat, dan penggunaan komite untuk pengawas.
Semoga apa yang saya berikan di atas bermanfaat bagi pembaca, dan semoga selalu di berikan kelancaran selalu untuk memberikan materi materi untuk kedepanya
salam hangat ( indonesia pasti bisa ).
